Những lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ đề nghị thẩm định thiết kế PCCC

Việc nộp hồ sơ đề nghị thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy (PCCC) trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của Bộ Công an giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo minh bạch trong thủ tục hành chính. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều tổ chức, cá nhân vẫn mắc phải một số lỗi phổ biến dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục:

1. Xác định sai thẩm quyền thẩm định thiết kế về phòng cháy chữa cháy của cơ quan Công an quy định định tại Điều 9 Thông tư 36/2025/TT-BCA ngày 15/5/2025 dẫn đến nhầm lẫn trong việc việc lựa chọn đơn vị giải quyết TTHC không đúng thẩm quyền dẫn đến bị trả lại hồ sơ hoặc chậm xử lý.

>> Khuyến nghị: Cần xác định rõ quy mô, tính chất của công trình theo Phụ lục III Nghị định 105/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 và Điều 9 Thông tư 36/2025/TT-BCA ngày 15/5/2025 để xác định chính xác thẩm quyền thẩm định thiết kế về PCCC.

2. Thiếu thành phần hồ sơ bắt buộc hoặc sai mẫu văn bản đề nghị

Một số hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung do:

- Thành phần hồ sơ không đầy đủ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 105/ND-CP Điều 9 Nghị định 105/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025.

- Những thông tin thể hiện tại đơn đề nghị thẩm định thiết kế về PCCC không đúng hoặc không đảm bảo đầy đủ nội dung quy định tại mẫu PC 11 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; thiếu bản vẽ thiết kế PCCC, bản thuyết minh thiết kế, quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư.

>> Khuyến nghị

• - Đọc kỹ hướng dẫn thành phần hồ sơ theo Điều 9 Nghị định 105/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025.
• - Chuẩn bị sẵn danh sách kiểm tra (checklist) trước khi nộp.

3. Nộp hồ sơ sai định dạng hoặc vượt quá dung lượng (hiện nay trên hệ thống cổng dịch vụ công chỉ cho phép đăng tải các file hồ sơ đính kèm có dung lượng dưới 20 MB): Đây là lỗi phổ biến nhất. Hệ thống chỉ chấp nhận một số định dạng file như PDF, DOC(X), JPG, PNG. Tuy nhiên, nhiều trường hợp lại nộp file .rar, .dwg, video hoặc các file có dung lượng lớn hơn 20 MB, khiến hồ sơ không thể mở hoặc tải lên không thành công.

>> Khuyến nghị

• Chuyển đổi các tài liệu sang định dạng PDF hoặc hình ảnh.
• Nếu dung lượng lớn, nên tách các mục hồ sơ thành các file nhỏ để giảm tải bớt dung lượng.
• Tuyệt đối không sử dụng định dạng DWG hoặc RAR.

4. Thông tin kê khai không đầy đủ hoặc sai lệch

Hệ thống yêu cầu kê khai các thông tin như tên chủ đầu tư, địa chỉ công trình, số điện thoại, mã số thuế,... Tuy nhiên, không ít trường hợp điền sai hoặc không đồng nhất với thông tin trên tài liệu đính kèm.

>> Khuyến nghị

• Kiểm tra kỹ nội dung kê khai trên hệ thống trước khi nộp.
• Đảm bảo thông tin trùng khớp giữa hồ sơ điện tử và bản vẽ/thuyết minh.

5. Không ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ

Một số đơn vị không thực hiện ký số tài liệu hoặc sử dụng chữ ký số đã hết hạn, dẫn đến hồ sơ không hợp lệ.

>> Khuyến nghị

• Kiểm tra hiệu lực của chữ ký số.
• Đảm bảo tài liệu được ký số đầy đủ (thuyết minh, văn bản đề nghị,...).

6. Không theo dõi kết quả xử lý hoặc không kịp bổ sung theo yêu cầu

Nhiều tổ chức nộp xong nhưng không theo dõi thông báo từ hệ thống, dẫn đến bỏ lỡ yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc không biết hồ sơ đã bị từ chối.

>> Khuyến nghị

• Đăng nhập thường xuyên để theo dõi trạng thái hồ sơ.
• Kiểm tra email hoặc tin nhắn thông báo từ cổng dịch vụ công.